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为规范学会印章、档案、资产的管理，保证学会会议、业务活动、民主决策及重大活动的顺利开展，特制订本制度。

一、印章管理办法

浙江省自动化学会印章包括浙江省自动化学会公章、浙江省自动化学会财务专用章和发票专用章。

（一）印章的刻制、启用和停用

1. 刻制公章需以正式文件为依据，经理事长同意后到公安局办理审批手续，经审批通过后方可到指定刻印处刻印。

2. 印章刻印规格按有关规定执行。

3. 各类印章启用时必须到相应管理部门备案，办理登记备案手续。

4. 印章停止使用时应及时向公安局办理注销手续，并上缴销毁。

（二）印章的保管和使用

 学会印章由秘书长指定秘书处工作人员保管,经过秘书长批准或者授权行使使用权。

二、发文及档案管理制度

（一）发文管理制度

发文需由秘书长或秘书处人员起草,经由秘书长同意后方可发出。发文方式可以采取邮寄纸质文件、发送Email电子文稿等方式，但必须保证发文对象能及时收到消息。

（二）档案管理制度

1. 学会各种证书由秘书长指定秘书处工作人员负责保管并挂在固定、醒目的位置展示。除获奖证书外，所有证书应在有效期内，法人证应定期由专人负责年检。所有证书不得外借、涂改，如有遗失应尽快到相应部门办理挂失、补办手续。

2. 学会档案由秘书处统一管理。凡反映学会发展、管理及建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，具体包括：各类发文、文档、照片、上报表格；上级单位省科协、中国自动化学会等各类发文、简报及其他相关的资料、报刊等。归档文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或交由相关部门保留的，可留复印件保存。档案资料必须清晰、完整，不得有所缺损。

3. 应指派专人对上一年度的所有档案进行分类及装订。编目文件应清晰、准确、完整，采用电脑打印或蓝黑签字笔手写。

三、资产管理制度

固定资产是指电脑、打印机、传真机、摄影机等使用年限1年以上的有形资产；非固定资产是指各种信封、纸张、文具等办公易消耗用具。购置固定资产及固定资产报废都要得到理事长同意后方可办理，非固定资产可由专人按需定期购买，但购置金额较大且超过2000元的需报理事长同意。财务账目要及时反应固定资产及非固定资产购置或报废资金变化情况。

四、会议、重大活动管理制度

1. 年初由秘书处工作人员对学会本年度的会议、重大活动做统筹计划（专委会活动由专委会秘书上报学会秘书处），经理事长同意后上报省科协。

2. 学会工作人员外出参加会议，其费用由学会支出的，须经理事长同意。事后，会议精神应及时向秘书长和理事长汇报。

3. 学会自行组织会议、业务活动或重大活动事先应由详尽的经费预算和财务状况统计，预算需经理事长批准后方可从财务预支。会议、业务活动、重大活动结束后应形成详细的经费使用情况报告由专人与财务统一交接、完账。专委会会议按拟定的年度计划组织实施，其经费如需学会支出的，视其费用支出的情况由理事长定夺。

4. 会议、重大活动结束后应及时形成详尽的纪要或报道上传学会网站，同时纸质纪要、报道、照片等要形成档案统一归档。

浙江省自动化学会

2019年3月15日